Rankinis sąskaitų išrašymas yra labiausiai erzinanti transporto administracinė užduotis. Įvedate tuos pačius duomenis du kartus, laukiate popierinių važtaraščių ir siunčiate sąskaitas dienomis po pristatymo. Taip būti neturi.
Kiek jums kainuoja rankinis sąskaitų išrašymas?
Tai jaučiate trijose vietose tiesiogiai:
Laikas: Vežėjas su 50-100 užsakymų per savaitę paprastai skiria 4-8 valandas sąskaitų išrašymui. Tai laikas, neskirtas operacijoms, klientams ar vairuotojams.
Klaidos: Neteisingos sumos, trūkstami priedai, neteisingos nuorodos. Kiekviena klaida sukuria kreditinę sąskaitą — o kreditinės sąskaitos atima laiką ir dar labiau atideda apmokėjimą.
Pavėluotas apmokėjimas: Sąskaita, išsiųsta 10 dienų vėliau, reiškia 10 papildomų laukimo dienų. Su 30 dienų mokėjimo terminu klientas faktiškai sumoka po 40 dienų. Tai paveikia jūsų pinigų srautą.
Nuo užsakymo iki sąskaitos: kaip tai turėtų veikti
Idealus sąskaitų išrašymo procesas transporte yra automatinis ir integruotas:
- Užsakymas sukuriamas DORA su klientu, paslauga ir kaina pagal galiojančią kainų sutartį.
- Vairuotojas atlieka transportą ir patvirtina pristatymą skaitmeniniu būdu per programelę.
- Užsakymas pažymimas kaip baigtas ir paruoštas sąskaitų išrašymui.
- Sąskaita sugeneruojama — arba automatiškai kasdien, arba vienu paspaudimu laikotarpio pabaigoje.
- Sąskaita siunčiama klientui ir automatiškai perkeliama į apskaitos sistemą.
Jokio rankinio duomenų perkėlimo. Jokio pakartotinio įvedimo. Sąskaitas galima išrašyti tą pačią dieną kaip ir pristatymą — ir pinigai greičiau pasiekia jūsų sąskaitą.
Integracija su apskaitos sistemomis
DORA integruojasi su e-conomic ir kitomis plačiai naudojamomis apskaitos sistemomis. Sąskaitų duomenys perkeliami automatiškai — jokio rankinio įvedimo. Kainų sutartys, kelių mokesčiai ir priedai įtraukiami automatiškai pagal sutartas sąlygas.
Bendra sąskaita: išrašykite sąskaitą už visą laikotarpį vienu paspaudimu
Klientams su daug užsakymų per laikotarpį nepraktiška siųsti po vieną sąskaitą už kiekvieną reisą. Bendra sąskaita surenka visus užsakymus už tam tikrą laikotarpį — savaitę ar mėnesį — vienoje sąskaitoje.
DORA tai nustatoma kiekvienam klientui: pasirinkite sąskaitų išrašymo laikotarpį ir sistema automatiškai surenka visus patvirtintus užsakymus laikotarpio pabaigoje. Vienas paspaudimas, ir jūs išrašėte sąskaitą už viso mėnesio vežimus — su užsakymo eilutėmis, kainų sutartimis ir prisegta dokumentacija.
Sąskaitų išrašymas turėtų užimti minutes, ne valandas. Su automatizavimu atlaisvinate laiką tam, kas iš tikrųjų varo jūsų verslą pirmyn.
Kuo DORA skiriasi
Sąskaitų išrašymas yra integruota DORA dalis — ne papildomas modulis. Duomenys iš užsakymų, vairuotojų patvirtinimų ir kainų sutarčių teka tiesiai į sąskaitų išrašymą be rankinio darbo.
Vairuotojas patvirtina pristatymą per planšetę pas klientą. Užsakymas pažymimas kaip baigtas. Kaina apskaičiuojama automatiškai pagal galiojančią kainų sutartį. Dispečeris patvirtina ir sąskaita paruošta. Viskas iš tos pačios sistemos.
Dažnai užduodami klausimai
Su kokiomis apskaitos sistemomis DORA integruojasi?
DORA integruojasi su e-conomic ir gali dirbti su kitomis sistemomis per API arba eksporto formatus. Susisiekite su mumis dėl jūsų konkrečios konfigūracijos. Nuolat plečiamės pagal klientų poreikius.
Ar galiu siųsti bendras sąskaitas?
Taip. DORA palaiko bendrų sąskaitų išrašymą kiekvienam klientui su konfigūruojamais sąskaitų išrašymo laikotarpiais — savaitiniais, mėnesiniais ar individualiais. Visi užsakymai surenkami automatiškai, o sąskaita sukuriama vienu paspaudimu. Kainų sutartys ir priedai įtraukiami automatiškai.
O kaip kreditinės sąskaitos ir pretenzijos?
Kreditinės sąskaitos kuriamos tiesiogiai DORA ir perkeliamos į apskaitos sistemą. Užsakymus galima atidaryti iš naujo, pataisyti ir išrašyti sąskaitą pakartotinai nepradedant iš naujo kitoje sistemoje.
